Faktura proforma, bo o tym dokumencie mowa, mimo wyglądania jak prawdziwa faktura i niechęci niektórych nią obdarowanych do przyjęcia, tak naprawdę nie jest niczym złym. Przede wszystkim trzeba pamiętać o fakcie, że nie jest to absolutnie dokument księgowy, ani też nie rodzi konieczności uiszczania za nią opłaty.

W takim razie po co nam ona?

Pełnić może ona kilka różnych ról. Przede wszystkim faktura proforma powinna być traktowana jako oferta handlowa. Jest to doskonały sposób na pokazanie klientowi, jak będzie wyglądała ostateczna wersja jego faktury w przypadku złożenia zamówienia. Ponadto większość instytucji finansujących zakupy środków trwałych do firm a także maszyn dla gospodarstw rolnych wymaga faktury proforma w momencie rozpatrywania wniosku o udzielenie kredytu lub leasingu. Dowiemy się zatem wszystkiego na temat stawek VAT, kwot netto i brutto i układu faktury. Ponadto też sprawdzimy, w jaki sposób podzielony przez sprzedawcę jest konkretny zestaw zakupowany przez nas u niego.

Czy tylko taką funkcję pełni faktura proforma?

Oczywiście, że nie! Wiele firm traktuje fakturę proforma jako podstawę do płatności za usługę lub towar sprzedawane przez nich wyłącznie po przedpłacie. Z założenia dokument ten nie może być księgowany, ale w momencie otrzymania płatności na podstawie faktury proforma może zostać wystawiona faktura VAT lub rachunek. Wiele programów do księgowości w firmach posiada bezpośrednie opcje takiego wystawiania dokumentów księgowych w oparciu o wspomnianą proformę.